Hoe bereid je je als werkgever voor op veranderende marktomstandigheden in 2023?

2023 is een roerig jaar. Sterker nog, naast een economische recessie verwachten we dat een arbeidsmarktcrisis dit jaar niet uit zal blijven. Nu is de vraag: hoe bereid je je daar als werkgever op voor? Het antwoord op deze vraag zit ‘m in een goede strategische personeelsplanning. Hoe je dit precies doet? Dat vertellen we je in dit artikel.

De strategische personeelsplanning is een belangrijk instrument die je als organisatie inzet om het menselijk kapitaal zo efficiënt mogelijk in te zetten om er zeker van te zijn dat je op het juiste moment de juiste mensen in de juiste functies hebt. Door inzicht te krijgen in de huidige en toekomstige personeelsbehoeften kun je als werkgever plannen maken op het gebied van de vaardigheden, middelen en kennis die nodig zijn voor het succesvol reilen en zeilen van de organisatie. Daarnaast kan deze strategische personeelsplanning inzicht verschaffen in de algemene doelstellingen van de organisatie en helpen beslissingen te nemen over hoe je als bedrijf jouw huidige en toekomstige medewerkers het beste kunnen inzetten.

Wat is strategische personeelsplanning?
Kortgezegd is strategische personeelsplanning een uitgebreid proces waarbij je begint bij het analyseren van de huidige en toekomstige personeelsbehoeften van de onderneming, het bepalen van strategieën om in die behoeften te voorzien en ten slotte het uitvoeren van plannen om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Doorgaans bestaat het uit de volgende acties:

• Het beoordelen van de mogelijkheden van het personeelsbestand.
• Het identificeren van hiaten in vaardigheden of middelen.
• Het voorspellen van toekomstige arbeidstrends.
• Het ontwikkelen van wervingsstrategieën.
• Het beheren van diversiteit.
• Het opleiden van werknemers.
• Het evalueren van prestaties en het waarborgen van de naleving van wettelijke vereisten.

Met deze personeelsplanning kunnen we als bedrijf vaststellen welke competenties nu nodig zijn en welke in de toekomst nodig kunnen zijn. Deze gegevens helpen vervolgens bij beslissingen over aanwerving, opleiding, retentie, opvolgingsplanning, herstructureringsinitiatieven en andere HR-activiteiten.

Voordelen van strategische personeelsplanning
Het hebben van een strategische personeelsplanning kent een groot aantal voordelen. Zo kan een strategische personeelsplanning de kosten van over- of onderbezetting helpen drukken door de juiste voorspelling van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt, zodat middelen effectief kunnen worden toegewezen. Bovendien moedigt het diversiteit binnen teams aan door onderdelen te identificeren waar verschillende achtergronden of perspectieven waarde kunnen toevoegen aan een bepaald project of initiatief. Ten slotte bevordert het de betrokkenheid van werknemers door hen een gevoel van doelgerichtheid te geven door voldoening over het werk en mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling die worden gecreëerd door een SP-gestuurde initiatieven zoals cross-training of mentorschapsprogramma’s.

Ten slotte bevordert het de betrokkenheid van werknemers door hen een gevoel van doelgerichtheid te geven door voldoening over hun werk en mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling die worden gecreëerd door SWP-gestuurde initiatieven zoals cross-training of mentorschapsprogramma's.

Een succesvol strategisch personeelsplan implementeren
Nu weten we wat een strategische personeelsplanning is en wat de voordelen ervan zijn, willen we natuurlijk ook weten hoe we dit kunnen implementeren. Bij het maken van een effectief strategisch personeelsplan is een zorgvuldige overweging van meerdere factoren, zoals de huidige economische omstandigheden, concurrentie, regelgeving, technologische vooruitgang, eisen van klanten, doelstellingen van de organisatie, budgettaire beperkingen en het bestaand beleid en procedures van belang.

Stap 1
Begin met het definiëren van de doelgroep: op wie heeft dit plan betrekking?

Stap 2
Analyseren van de vaardigheden: welke vaardigheden heeft deze groep idealiter? Heb je bijvoorbeeld meer technische expertise nodig? Leiderschapskwaliteiten? Een bepaald opleidingsniveau? Specifieke ervaring? Deze vragen moeten de basis vormen van de strategie.

Maak hierbij een scan van de afdeling – hoe ziet deze eruit? Maak lijstjes van de top-performers in jouw team en misschien ook van de non-performers, indien die er zijn. Misschien is de productiviteit van medewerkers wel achteruit gegaan door het thuiswerken na de corona-epidemie.

Stap 3
Wanneer je de afdeling in kaart hebt gebracht kun je gaan kijken naar waar het talent ligt en waar gaten opgevuld moeten worden. Kijk vervolgens hoe deze gaten opgevuld kunnen worden. Zijn er werknemers die omgeschoold kunnen worden of moet er bijvoorbeeld een dossier worden opgebouwd bij de non-performers? Zijn er mogelijkheden om bepaalde functies uit te besteden? Hebben bestaande medewerkers behoefte aan bijkomende opleiding- of ontwikkelingsmogelijkheden? Het beantwoorden van deze vragen helpt bij het inzien of je bijvoorbeeld meer tijd en geld moet investeren in het werven en inwerken van nieuwe medewerkers – of dat er manieren zijn om bestaande medewerkers beter in te zetten.

Stap 4
Na het aanpakken van deze directe personeelsproblemen is het tijd om de aandacht te richten op duurzaamheid op de lange termijn. Hoe ziet succes er over 5 jaar uit? Over 10 jaar? Houd hierbij rekening met alle aspecten, waaronder de marktomstandigheden en de vraag van klanten. Welke afdelingen zullen meer mankracht nodig hebben? Hoe snel zullen nieuwe technologieën functiebeschrijvingen veranderen? Deze informatie moet deel uitmaken van de brede visie bij het opstellen van een strategisch personeelsplan dat anticipeert op veranderende bedrijfsbehoeften en toch voldoet aan de doelstellingen op korte termijn.  

Tot slot, blijf de bepaalde strategieën herzien en aanpassen indien nodig op basis van feedback van belanghebbenden tijdens de implementatie fase – van managers die betrokken zijn bij de werving en selectie tot aan front line medewerkers die het nieuwe beleid op dagelijkse basis uit zullen voeren. Regelmatige communicatie tussen alle teamleden is essentieel voor een succesvolle implementatie. Doen we dit niet, dan loopt de strategie het risico in de vergetelheid te raken voordat ze ooit is uitgevoerd.

Conclusie
Door strategische personeelsplanning kun je als werkgever waardevol inzicht krijgen in je huidige en toekomstige personeelsbehoeften en je tegelijkertijd voorbereiden op mogelijke veranderingen in de toekomst. Het stelt bedrijven in staat geïnformeerde beslissingen te nemen over het beste gebruik van zowel menselijk kapitaal als financiële middelen door een zorgvuldige beoordeling van de beschikbare talentenpool zowel binnen als buiten de bedrijfsmuren in combinatie met een visie die nodig is om op lange termijn te slagen. Met de juiste implementatietechnieken en regelmatige communicatie met betrokken partijen wacht succes! Volgende maand volgt deel drie van onze driedelige serie van deze reeks, stay tuned!

Wil je meteen aan de slag met strategische personeelsplanning en tijdelijke gaten opgevuld hebben? Of ben je hier al lang mee bezig en kun je wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact met mij op en ik help je graag verder!